ANTÍDOTO A LA IMPACIENCIA: establecimiento de plazos de entrega
Crecimiento profesional
ANTÍDOTO A LA IMPACIENCIA: establecimiento de plazos de entrega
¿Te has sentido alguna vez como si el tiempo te aplastara? Plazos que parecen imposibles, tareas que se amontonan... Todos hemos estado ahí, y esa sensación de urgencia nos consume. Pero hay un antídoto, y está al alcance de tu mano: establecer plazos de entrega realistas.
Desde que nacemos, somos impacientes. Queremos que nuestros problemas se resuelvan de inmediato, sin importar lo que suceda a nuestro alrededor. El mundo empresarial no es la excepción: aquí la eficiencia y la puntualidad son claves para el éxito. Como líder o gerente, la gestión del tiempo y el cumplimiento de plazos es uno de los desafíos más importantes que enfrentarás.
¿Alguna vez te has sentido abrumado por la cantidad de tareas pendientes y la falta de tiempo para completarlas? Esa fue mi sensación permanente durante mucho tiempo, incluso años. Mi incapacidad para poner límites no solo afectó mi trabajo, también tuvo un impacto en mi familia y mi salud. Me sentía atrapada en una vorágine de plazos imposibles, y las consecuencias eran inevitables.
Sin embargo, desarrollé una estrategia sencilla que cambió por completo mi manera de gestionar el tiempo: establecer plazos de entrega realistas. Acordar tiempos objetivos no solo te ayudará a mantenerte organizado, sino que también puede ser un antídoto poderoso contra la impaciencia y la procrastinación.
Los 4 elementos clave para establecer plazos efectivos
Establecer plazos realistas no es simplemente una cuestión de elegir una fecha. Hay varios factores a tener en cuenta antes de comprometerte con un plazo. Aquí te comparto los 4 elementos clave que siempre evalúo antes de fijar un plazo de entrega:
1. Prioridad:
Si tu jornada ya está llena de tareas, es crucial demostrar disposición, pero debes preguntar cómo reorganizar tu agenda para dar cabida a lo nuevo.
2. Complejidad:
Evalúa si lo solicitado requiere de una o varias actividades, y el nivel de calidad final esperado.
3. Dependencia:
Determina si puedes completar la tarea por ti mismo o si dependes de otros recursos, internos o externos.
4. Recursos humanos, financieros y tecnológicos:
¿Cuentas con el personal, el presupuesto y el equipo necesarios para cumplir con lo solicitado? Si no, es fundamental ajustar expectativas.
Evita caer en la trampa de los plazos irreales
¿Te ha pasado alguna vez que te comprometes con plazos irreales? A mí me ha pasado más veces de las que me gustaría admitir. El problema de aceptar fechas de entrega imposibles es que afectan no solo tu productividad, sino también tu imagen profesional.
Es fundamental recordar que tu reputación depende en gran parte de tu honestidad y puntualidad. Establecer plazos que realmente puedes cumplir, fortalece la confianza de tus clientes, tu equipo, y sobre todo, tu propio bienestar.
El poder de la Ley de Parkinson
Una de las claves para manejar el tiempo es tener en cuenta la Ley de Parkinson, que dice: "Cualquier trabajo se dilata hasta ocupar todo el tiempo disponible para completarlo". Por eso, establecer plazos claros y alcanzables es fundamental. Si no lo haces, el trabajo puede expandirse y consumir todo tu tiempo.
La técnica para fijar plazos realistas
Ahora que comprendes la importancia de establecer plazos de entrega, quiero compartirte una técnica simple pero efectiva para hacerlo de manera estratégica:
1. Escucha con atención: Cuando recibes una solicitud, apunta todo lo que te llame la atención. Esto te ayudará a validar si cuentas con la información suficiente para estimar los plazos.
2. Parafrasea los cuatro factores en forma de preguntas: Esta técnica te permitirá detectar detalles importantes que quizás se hayan pasado por alto y que podrían afectar el plazo de entrega.
3. Expresa tu opinión con empatía: Una vez tengas clara toda la información, comunica si estás de acuerdo o no con el plazo. Si consideras que es irreal, no dudes en proponer una alternativa o entregas por fases.
Beneficios de establecer plazos realistas
El establecimiento de plazos de entrega realistas tiene beneficios tanto para ti como para las personas con las que trabajas. Estos son algunos de los más importantes:
1. Aclaras percepciones erradas: Como especialista, tú y tu equipo pueden hacer un cálculo más preciso del trabajo y advertir las consecuencias de comprometerse con plazos irreales.
2. Trabajas con la presión justa: Los plazos ajustados generan estrés, pero cuando estableces tiempos adecuados, serás tú quien tenga el control.
3. Recibes apoyo del equipo: Al tener en cuenta las opiniones y recursos disponibles, aseguras un mayor compromiso para cumplir los plazos.
4. Aseguras la satisfacción del cliente: Cumplir con las fechas acordadas garantiza que tu jefe o cliente quede satisfecho con el trabajo realizado.
Crea un ambiente laboral sano
Recuerda, toda entrega genera estrés, pero cuando estableces plazos realistas, contribuyes a un ambiente organizacional amable y sano. No solo trabajas mejor, sino que también ayudas a que quienes te rodean lo hagan sin la presión de cumplir plazos imposibles.
Y un consejo más: no te compliques innecesariamente. Si todo está claro y el plazo de entrega es justo, ¡manos a la obra! No le busques tres patas al gato cuando las cosas están bajo control.
Descarga tu guía gratuita
Para facilitarte aún más la implementación de esta técnica, he desarrollado una guía paso a paso que puedes descargar aquí. Esta guía te ayudará a poner en práctica todo lo que has aprendido en este artículo y a gestionar tus plazos de manera efectiva.
Además, si deseas profundizar en este tema, te invito a que pruebes la Experiencia Inicial que pongo a tu disposición. Pincha aquí para conocer más detalles.
Estaré encantada de leer tus comentarios, tus anécdotas y las experiencias que tengas después de aplicar estas estrategias. ¡De corazón, deseo que este post contribuya a tu crecimiento y consolidación como joven gerente de éxito!
Un fuerte abrazo,
Gaby Castillo